Privacybeleid

Stevens & Cie hecht waarde aan het beschermen van uw privacy en informeren u over welke persoonsgegevens wij van u verwerken, waarom wij dit doen en op welke rechtmatige basis dit gebeurt.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die toelaten om u als persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. De bescherming van uw persoonsgegevens is een belangrijke prioriteit voor onze firma. Als verwerkingsverantwoordelijke past Stevens & Cie nv, met maatschappelijke zetel Vestingstraat 70 te 2018 Antwerpen, alle wettelijke bepalingen toe. Overeenkomstig de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel “AVG” of “GDPR” genoemd) informeren wij u met dit Privacybeleid over welke persoonsgegevens wij van u verwerken, waarom wij dit doen, op welke rechtmatige basis dit gebeurt, met wie uw gegevens gedeeld worden, hoelang wij ze bijhouden, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
De GDPR regelgeving treedt in werking vanaf 25 mei 2018. Regelgeving durft al eens te wijzigen, net zoals onze werking evolueert. Daarom zal dit Privacybeleid regelmatig bijgewerkt worden. De actuele versie kan u steeds in onze kantoren of op onze website raadplegen. Op eenvoudig verzoek kan ze u ook toegestuurd worden.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

Stevens & Cie is een ongebonden financiële instelling. Zij biedt gespecialiseerde dienstverlening aan op het vlak van wissel van vreemde munten en beleggingsgoud. Om in het kader van deze activiteiten een kwalitatieve, persoonlijke dienstverlening mogelijk te maken, worden volgende persoonsgegevens door ons verwerkt :

Uw identificatiegegevens
Naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats en –datum en –land, nationaliteit, woonplaats, geldigheidsdatum identiteitsbewijs, rijksregisternummer, geslacht, persoonsnummer, cliëntnummer, portefeuillenummer.

Uw contactgegevens
Correspondentieadres en –taal, vast en/of mobiel telefoonnummer, e-mailadres.

Uw familiale situatie
Burgerlijke staat, naam en voornaam partner, gezinssamenstelling.

Uw fiscale informatie
Fiscale woonplaats, paspoortnummer, taks identificatienummer.

Uw opleiding en tewerkstelling
Statuut beroep, werkgever, functieomschrijving, opleidingsniveau.

Uw globale financiële situatie
Oorsprong van uw roerend vermogen, inkomen, bankrekening- en/of polisnummers, geldtransfers met bijhorende mededelingen.

Uw consultatie van ons
IP adressen van de toestellen die u gebruikt bij het bezoek van onze website en de consultatie ervan alsook cookies, inloggegevens.

Uw publieke gegevens
Persoonsgegevens die voorkomen in de pers of media, informatie die u zelf publiek gemaakt heeft op internet of blogs of sociale netwerken, gegevens die door publieke of fiscale of gerechtelijke instanties verstrekt worden.

De persoonsgegevens die wij gebruiken, heeft u ons zelf bezorgd binnen een bestaande cliëntrelatie, als gevolmachtigde of handelingsbevoegde voor een cliënt, of als potentiële cliënt (“prospect”) tijdens kennismakingsgesprekken. Occasioneel wordt informatie op onrechtstreekse wijze ontvangen, bijvoorbeeld via een bestaande cliënt, een familielid, een wederzijdse kennis of een commerciële partner.

Stevens & Cie verwerkt geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. Er worden bijgevolg geen gegevens gecapteerd die betrekking hebben op uw raciale of etnische afkomst, uw politieke visie, uw religieuze of filosofische overtuigingen, eventueel lidmaatschap van een vakbond, uw gezondheid, uw seksuele geaardheid of voorkeur, eventuele veroordelingen of strafbare feiten.

Waarom worden deze gegevens verwerkt en op welke rechtmatige basis gebeurt dit?

• Voor de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen :
  Om het witwassen van gelden en de financiering van terrorisme te voorkomen.
  Om internationale sancties en embargo’s tegen specifieke personen te kunnen respecteren.
  Om op officiële vragen van gemachtigde prudentiële, fiscale en/of gerechtelijke autoriteiten te kunnen antwoorden.
  Om misbruik van voorkennis en marktmanipulatie op te sporen en te melden.
  Om belastingfraude tegen te gaan.
• Voor de uitvoering van een bestaande cliëntovereenkomst en bij het verzoek tot opening van een nieuwe cliëntovereenkomst:
  Om te bepalen of aan het cliëntacceptatiebeleid voldaan is alvorens een nieuwe cliëntrelatie kan opgestart worden.
  Om transacties uit te voeren.
• Om aan alle boekhoudkundige en prudentiële verplichtingen te voldoen.
• Voor de realisatie van een gerechtvaardigd belang voor Stevens & Cie :
  Om u binnen een bestaande cliëntrelatie informatieve nieuwsbrieven toe te sturen, of om u uit te nodigen voor evenementen (waarbij formulieren en/of webapplicaties kunnen gebruikt worden) en voor andere commerciële doeleinden.
  Om een persoonlijke dienstverlening aan te bieden, onder meer door het pro-actief vermelden van gepersonaliseerde diensten of financiële instrumenten die aansluiten bij uw profiel, uw situatie en/of sleutelmomenten in uw leven.
  Om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren, onder meer door verschillende gegevens van eenzelfde cliënt samen te brengen tot een groter geheel, waardoor estate planning mogelijk wordt (aangevuld met een bijkomende overeenkomst wanneer dit leidt tot een uitgewerkt gepersonaliseerd advies).
  Om de kwaliteit van onze werking te verbeteren, onder meer door het opleiden en permanent vormen van onze medewerkers (waarbij o.a. opgenomen telefoongesprekken gebruikt kunnen worden) en de verbetering van onze software.
  Om onze rechten te kunnen verdedigen in geval van een geschil, onder meer door het bewijzen van transacties of om onderlinge communicatie (incl. elektronisch) aan te tonen (archivering).
  Om ons risicobeheer te verbeteren, onder meer door het voorkomen van fraude en misbruiken.
  Om onze ICT te beveiligen, onder meer door het nemen van back-ups ter verzekering van de bedrijfscontinuïteit, en bij het operationele beheer van servers en andere infrastructuren.
• Voor marketing doeleinden :
  Om enkel na uw voorafgaandelijke en expliciete toestemming, op rechtstreekse wijze contact met u te kunnen hebben. De doelstelling daarbij is elkaar beter te leren kennen om te zien of Stevens & Cie op enige wijze van dienst kan zijn en een cliëntrelatie opgestart kan worden. Dat kan via persoonlijke ontmoetingen of via telefoon, e-mail of gewone post. Daarbij kunnen u periodiek informatieve nieuwsbrieven of e-mails toegestuurd worden, of kan u uitgenodigd worden voor evenementen waarbij formulieren en/of webapplicaties kunnen gebruikt worden.

De meeste van de eerder beschreven persoonsgegevens (met uitzondering van uw consultatiegegevens en uw publieke gegevens) zijn wettelijk noodzakelijk om een contractuele cliëntrelatie op te starten. Het niet of onvoldoende verstrekken van deze informatie kan tot een negatieve beoordeling leiden binnen het cliëntacceptatiebeleid van Stevens & Cie.

Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Stevens & Cie is als Belgische financiële instelling gebonden aan de discretieplicht. Uw persoonsgegevens worden in principe met niemand gedeeld. Om de hierboven beschreven doeleinden te kunnen realiseren, kunnen uw gegevens (doch niet noodzakelijk) gedeeld worden met :
Medewerkers van Stevens & Cie.
Tussenpersonen in beleggingsdiensten (en hun medewerkers) die onze firma als principaal hebben.
Vennootschappen die verbonden zijn met Stevens & Cie, en hun werknemers.
Binnen- en buitenlandse toezichthoudende autoriteiten, gerechtelijke en overheidsinstanties wanneer wij hiertoe gehouden zijn omwille van de geldende regelgeving;wanneer deze instanties hier op gemachtigde wijze om verzoeken.
Leveranciers die gespecialiseerde diensten verlenen op verzoek van Stevens & Cie.
Uw gegevens worden daarbij enkel gedeeld voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst. Zij mogen voor geen andere doeleinden gebruikt worden. De betrokken dienstverleners moeten contractueel aan de GDPR regelgeving voldoen. Zij zijn aan strikte veiligheids- en vertrouwelijkheidsverbintenissen onderhevig.
Er wordt beroep gedaan op externe, gespecialiseerde dienstverlening voor onder meer softwareontwikkeling, netwerk- en serverbeheer, ICT ondersteuning, datavernietiging, accountancy, data-analyse, binnenkomende en uitgaande betalingsopdrachten (bv. Isabel), interne audit.
Bepaalde gereglementeerde beroepen zoals advocaten, deurwaarders, notarissen of revisoren.

Doorgave van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”)

Wanneer gegevens internationaal dienen gedeeld te worden met (een organisatie in) een land buiten de EER dat door de Europese Commissie werd erkend als land met een passend niveau van gegevensbescherming, dan gebeurt dat op deze basis.

Met landen buiten de EER die niet door de Europese Commissie erkend zijn als landen met een passend niveau van gegevensbescherming, worden uw persoonsgegevens niet gedeeld, tenzij :
een uitzondering in uw belang noodzakelijk is om een overeenkomst met u, snel te kunnen uitvoeren;
bijkomende waarborgen bedongen kunnen worden die een voldoende bescherming van uw persoonsgegevens kunnen garanderen.
Mocht zo’n situatie zich voordoen, dan kan u in voorkomend geval meer informatie bekomen (bv: over de bijkomende waarborgen) en dat op eenvoudig verzoek (zie verder: “Hoe kan u vragen stellen m.b.t. ons Privacybeleid?”)

Worden uw persoonsgegevens gebruikt voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming?

Stevens & Cie is als financiële instelling onderworpen aan de witwaspreventiewetgeving. Daarbij dient onder meer een op risico gebaseerde benadering toegepast te worden. Groepen van cliënten die een hoger risico inhouden (bv. omwille van bepaalde beroepsactiviteiten, de mogelijkheid tot voorkennis, de uitoefening van een prominentie functie, het gebruik van bijzondere juridische constructies, geografische redenen), dienen daarbij kunnen worden onderscheiden. Tevens moeten a-typische verrichtingen permanent gedetecteerd te worden. Voor de realisatie van deze doeleinden wordt profilering toegepast. Het is een gevolg van regelgeving die als een taak van algemeen belang wordt beschouwd.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bijgehouden?

De bewaring van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om de eerder beschreven doeleinden te verwezenlijken, in het bijzonder de naleving van de diverse wettelijke verplichtingen alsook bij de bewijsverzameling tegen mogelijke juridische claims.
Daarom worden alle eerder beschreven persoonsgegevens binnen een contractuele cliëntrelatie door ons bijgehouden gedurende de hele duur ervan, en tot 10 jaar na de beëindiging ervan.
Gegevens van prospecten worden tot 3 jaar bijgehouden na het laatste, positief contact, of onmiddellijk na de intrekking van hun toestemming.

Hoe kan u vragen stellen met betrekking tot ons Privacybeleid?

Mocht u vragen hebben over ons Privacybeleid, dan kan u die stellen aan onze functionaris voor gegevensbescherming (“DPO” of “Data Protection Officer”). Daarbij zal u rechtstreeks gecontacteerd worden om de echtheid van uw verzoek te verifiëren. De DPO zal vervolgens uw vraag onderzoeken en beantwoorden. Vragen kan u per mail richten aan marc.stevens@stevens-nv.be, of per brief aan Stevens & Cie, Dataprotection, Vestingstraat 70 te 200-18 Antwerpen.

Wat zijn uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

De GDPR regelgeving kent verschillende rechten toe aan personen van wie gegevens verwerkt worden. Deze rechten worden hieronder beschreven. Sommige ervan zijn dwingend: het zijn basisrechten waar niet van afgeweken kan worden. Anderen zijn meer algemeen van aard. Zij zijn niet altijd van toepassing.

Het recht op informatie is een basisrecht. Welke persoonsgegevens Stevens & Cie van u verwerkt, wat zij hiermee doet en waarom zij dit doet, wordt daarom gedetailleerd in dit Privacybeleid toegelicht.

Eveneens dwingend is de intrekking van uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken voor ‘direct marketing’ doeleinden wanneer u geen cliënt bent. Dit bezwaar zullen wij onmiddellijk respecteren.

Tevens heeft u een recht op inzage hoe alle eerder beschreven punten in dit Privacybeleid concreet worden toegepast in relatie tot uw persoonsgegevens. Daarbij kan u verzoeken om een kopij van deze informatie te mogen ontvangen, of deze over te dragen aan een derde partij – voor zover dit technisch mogelijk is.

Wanneer u bij de toepassing van uw inzagerecht zou vaststellen dat bepaalde gegevens onvolledig of fout zijn, dan zullen wij deze overeenkomstig uw instructies aanvullen of verbeteren.

Als prospect zullen wij steeds uw persoonsgegevens wissen wanneer u ons hierom zou verzoeken. Binnen of na een bestaande cliëntrelatie is dit pas mogelijk wanneer de eerder beschreven bewaartermijn verstreken is (cfr. supra “Hoe lang worden uw persoonsgegevens bijgehouden?”).

De GDPR kent een algemeen recht van bezwaar tegen, alsook beperking van, de verwerking en/of profilering van uw persoonsgegevens. Maar de uitoefening van deze rechten is niet mogelijk wanneer uw gegevens gebruikt worden omwille van wettelijke verplichtingen. Dat is bij cliënten van Stevens & Cie het geval.

Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

Prospecten en cliënten kunnen hun rechten uitoefenen door zich per mail te richten aan marc.stevens@stevens-nv.be , of per brief aan Stevens & Cie, Dataprotection, Vestingstraat 70 te 2018 Antwerpen.
Artikel 65 van de witwaspreventiewetgeving van 18 september 2017 waaraan Stevens & Cie onderhevig is, beperkt het toegangsrecht in sterke mate voor cliënten van financiële instellingen. Zij kunnen hun rechten enkel op onrechtstreekse wijze uitoefenen via de Gegevensbeschermingsautoriteit. Elk verzoek dient daarom gericht te worden aan :
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E: commission@privacycommission.be
T: +32 2 274 48 00